El problema: el inventario está, pero no se puede usar
La situación es habitual: el ayuntamiento tiene algo a lo que llama "el inventario", pero al abrirlo aparece el desastre. Un Excel de 2014 con columnas inconsistentes. Un programa heredado que ya no admite altas. Un PDF de 800 páginas escaneado de una memoria patrimonial antigua. Cajas con escrituras y certificaciones registrales sin digitalizar. Datos en sistemas internos que el funcionario que los cargó ya no está en el ayuntamiento.
La opción tradicional —rehacer todo desde cero— exige meses de trabajo manual y un equipo dedicado que la corporación no suele tener. Eso explica por qué muchos inventarios municipales llevan años sin tocarse: no es por desidia, es porque el coste de actualizar manualmente lo existente parece imposible. Pero es solo aparente: la importación inteligente cambia esa ecuación.
Nuestro enfoque: reutilizar al máximo lo que ya hay
La filosofía de invia es exactamente la opuesta a "rehacer desde cero". Toda la información patrimonial que tu corporación ha acumulado a lo largo de los años es activo aprovechable, aunque esté en formatos precarios. Lo que hacemos es:
- Recopilar todas las fuentes que la corporación tenga (Excels, PDFs, programas, papel).
- Pasar la importación por nuestra IA, que mapea, extrae, normaliza y carga.
- Cruzar con Catastro mediante la API OVC para completar y validar geometría, valor catastral y referencias.
- Depurar las inconsistencias detectadas y marcarlas para revisión humana.
- Aprobar la rectificación en Pleno con el inventario ya operativo.
El resultado es un inventario actualizado, conforme al RD 1372/1986, integrado con Catastro y listo para publicar en transparencia en semanas, no en meses.
Qué hace exactamente la IA en la importación
1. Mapeo automático de columnas heterogéneas
Cada Excel de inventario que llega es distinto: en uno la columna se llama "Ref. Catastral", en otro "RC", en otro "Identif. Catastro" y en otro está partida en dos columnas. La IA identifica cada campo del origen y lo asocia al modelo de invia sin que tengas que configurar mappings manualmente.
2. Extracción de datos desde PDFs y documentos escaneados
Escrituras notariales, certificaciones registrales, listados de inventarios antiguos, memorias patrimoniales. La IA aplica OCR para texto sobre imagen y luego reconocimiento semántico para extraer las entidades relevantes: referencias catastrales, superficies, linderos, fechas, valoraciones. Lo que normalmente exigiría a un técnico picar línea por línea, se procesa en minutos.
3. Conversión de exportaciones de programas legacy
Bases de datos Access antiguas, exportaciones de programas patrimoniales descatalogados, ficheros de aplicaciones que el ayuntamiento aún tiene aunque ya no abren. La IA reconoce las estructuras heredadas y las traduce al modelo de inventario actual.
4. Identificación de entidades sin configuración
Cuando un dato no está claramente etiquetado, la IA infiere de qué se trata por su contenido (un código de 20 caracteres con letras y números es probablemente una referencia catastral, un texto largo con direcciones es probablemente una descripción del bien, etc.). Reduce drásticamente la fricción de la primera carga.
Cifras de referencia
Aunque cada proyecto es distinto y no tenemos métricas oficialmente publicadas, dos órdenes de magnitud orientan:
- Importación masiva desde Catastro: aproximadamente 3.000 inmuebles en 5 minutos mediante la API OVC, incluyendo geometría GIS, valor catastral y referencia.
- Carga manual equivalente: un técnico jurídico rellena entre 5 y 6 fichas por hora. Para 3.000 fichas equivale a aproximadamente 75 jornadas laborables — unos 3 meses de un funcionario a tiempo completo.
La diferencia no es marginal — es de varios órdenes de magnitud. Esto cambia radicalmente el cálculo coste/beneficio de actualizar un inventario heredado: lo que parecía inviable, deja de serlo.
Casos donde lo hemos aplicado
La importación asistida por IA está detrás del despliegue de invia en proyectos reales como:
- Diputación de Valladolid: 11 municipios desplegados bajo una contratación única, con cargas heterogéneas de cada ayuntamiento (algunos con Excel, otros con programa antiguo, otros con papel).
- Diputación de Salamanca: implantación institucional con 19 ayuntamientos + Mancomunidad de Cantalapiedra. Migración masiva de patrimonio heterogéneo en proyectos ejecutados conjuntamente con consultoras especializadas en derecho administrativo.
- Ayuntamiento de Oliva (Comunidad Valenciana): revisión y actualización de su inventario tras un periodo largo sin rectificar.
Lista completa en /donde-estamos.
Marco legal cubierto desde el primer día
Independientemente de cómo entren los datos, el resultado final cumple los requisitos del marco regulatorio español:
- RD 1372/1986, Reglamento de Bienes de las Entidades Locales.
- Ley 33/2003 del Patrimonio de las Administraciones Públicas.
- Ley 19/2013 de Transparencia (art. 8.1.a, publicidad activa).
Tras la importación, generamos automáticamente el Libro de Inventario y los listados oficiales para la rectificación anual y para la comunicación al Estado y a la Comunidad Autónoma.
Cómo arrancar
- Diagnóstico gratuito de tu situación. Nos cuentas qué tienes (Excel, programa antiguo, papel) y te decimos cómo encajaría una migración: viabilidad, fuentes recuperables, estimación de plazos.
- Prueba con una muestra. Si la corporación lo desea, importamos una muestra representativa de tus datos para que veas el resultado antes de comprometer el contrato completo.
- Migración completa + alta del servicio. Procesamos la totalidad de las fuentes, depuramos inconsistencias, sincronizamos con Catastro y entregamos el inventario operativo conforme al RD 1372/1986.